Номенклатура Дел Бухгалтерии Казенного Учреждения Образец

Номенклатура дел позволяет. Составление номенклатуры дел: образец. «Гуру бухгалтерии.

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы. Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее. Предназначение В каждой организации создаются сотни документов.

Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел. Определение Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения.

С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:. систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;. присвоение регистрационного номера по классификации дел;. составление постоянного, долговременного и личного хранения (в т. Акты на уничтожение). Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения.

Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно. Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок.

Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года. Структура Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений.

Но, например, профсоюз - это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация. Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму.

В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации.

Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам. С чего начать? Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения а в малых – секретарь, другое назначенное лицо.

В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее. Москва С целью систематизации, хранения и учета документации ПРИКАЗЫВАЮ:. Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества. Руководителей структурных подразделений обеспечить по утвержденной форме.

Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы. Гендиректор Иванов Н.А. Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации.

Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа. Вспомогательная документация При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:. «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);. Раздел 5 Постановления № 477 от «Об утверждении правил делопроизводства». Инструкцию по делопроизводству. Перечень архивных документов. Также следует изучить штатное расписание, устав, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел.

В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник.

Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям. индекс дела;. заголовок (тома, части);. количество (томов, частей);. срок хранения, номер статьи по перечню;.

примечание. Индекс Индекс - это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 – порядковый номер отдела кадров, 06 – порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 – код финансово-экономического отдела, 03 – обозначение бухгалтерии, 08 – номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.

Заголовки Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами.

Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке. Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:. название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;. автор документа или подразделения);.

адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);. краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);. название территории;. дата/период;. отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы. Объем каждого дела не должен превышать 250 листов.

А также фотокниги, бланки грамот, дипломов, сертификатов, открыток, свадебных приглашений и многое другое. Фото костюма для монтажа. PSD исходники Фотошопа отличного качества и разрешения.

Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.